Argumentos para digitalizar.

Buscar información contenida en documentos en papel suele ser un proceso complicado, sobre todo en su empresa, biblioteca o archivo que por naturaleza manejan gran cantidad de documentos. Los siguientes argumentos justifican el proceso de la digitalización documental en cualquier institución.

• Reducción del espacio físico que ocupan.
• Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
• No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.
• Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
• Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
• Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.
• Sirven de copia de seguridad de los documentos.
• Se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
• No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.
• Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.

La digitalización de documentos es el proceso por el que un documento en soporte papel se transforma en un documento en soporte lógico, con la posibilidad de ser accesible desde una computadora.