23 jun. 2012

Metodología para implantar un sistema de gestión del conocimiento (Fase 1)

La fase de análisis implica realizar dos operaciones de trascendencia a la hora de implantar el programa de Gestión del Conocimiento en una organización: la auditoría y el mapa de conocimiento. La primera consiste en identificar lo que realmente esa organización necesita saber -qué conocimiento precisa- para poder cubrir adecuadamente sus objetivos. La auditoría del conocimiento se encarga de desarrollar esa identificación.

Recalco que no existe una única metodología a la hora de realizar una auditoría del conocimiento. Todo depende de las características propias que presenta la organización donde se quiere realizar. No obstante para poder identificar estas necesidades ideales de información se acostumbra diseñar y utilizar un protocolo de encuestas que se pasan selectivamente a los miembros de la organización. Una alternativa más efectiva a ese protocolo son las entrevistas personales con las personas clave de la organización. Entre estas personas se deben incluir aquellos individuos que más tiempo lleven dentro de la organización y aquellos que se encuentren en las posiciones más estratégicas. Éstos podrán definir con claridad cuáles son las necesidades de conocimiento que se debería satisfacer para cubrir los objetivos organizacionales. Pero también hemos de incluir en este programa de entrevistas a las personas que se han incorporado más recientemente a la organización. ya que éstas también pueden servir de excelentes detectores y captadores de necesidades de conocimiento ya que, por lo general y debido a su escasa experiencia personal, son las que cuentan con una menor cantidad y calidad de conocimiento individual a la hora de realizar su contribución particular a los objetivos organizacionales.

Una vez identificado el conocimiento imprescindible para que se cumplan adecuadamente los objetivos organizacionales, el siguiente paso es identificar cuál es el conocimiento que realmente se encuentra involucrado en esa organización. El mapa de conocimiento se encarga de realizar esta segunda identificación, el cual puede describirse como una recopilación y enumeración de todo el conocimiento (explícito, tácito, interno, externo, individual y corporativo) que se encuentra en la organización. Dentro de esta recopilación se suele incluir una taxonomía o clasificación de ese conocimiento. Esa taxonomía acostumbra a representarse de una manera bidimensional en forma de mapa. En ese mapa se representa no sólo el conocimiento, sino también el lugar donde reside ese conocimiento. Este mapa permite una navegación que pone de manifiesto las dependencias semánticas y los flujos de conocimiento existentes y habilita una manera sencilla de poder identificar el lugar donde se encuentra albergado ese conocimiento.

Una vez que tenemos claro cuál es el conocimiento necesario (fruto de la auditoría del conocimiento) y cuál es el que realmente tenemos (resultado del mapa de conocimiento), la última operación que se debe realizar en esta fase de análisis es la comparación de estos dos conjuntos de conocimientos. Esta comparación nos va a permitir obtener una serie de importantes beneficios. Por un lado, nos va a permitir identificar cuáles son las lagunas de conocimiento que existen dentro de la organización. O dicho de otra manera: cuál es el conocimiento nuevo que se debe incorporar a la organización para que ésta pueda cubrir sus objetivos. Por otro lado, nos va a servir para poder determinar, de entre todo el conocimiento involucrado en la organización, cuál es el que debe ser desaprendido. Es decir, sobre qué conocimiento, ya sea por causa de su obsolescencia o por la nula utilidad del mismo, hemos de dejar de invertir esfuerzos materiales y humanos en su gestión. Por último, esta comparación nos va a permitir tomar adecuadamente una serie de decisiones. Entre esas decisiones se puede incluir el área de la organización donde mayor rendimiento se puede obtener si se aplica un programa de Gestión del Conocimiento, el despliegue o no de un previo programa piloto de GC a pequeña escala, el alcance del mismo o la elección del momento adecuado para ese despliegue.

Resumen tomado de Mario Pérez-Montoro. Elementos estratégicos para la gestión del conocimiento.   Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Depto. de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012.

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