Metodología para implantar un sistema de gestión del conocimiento (Fase 2)

En la segunda etapa se realizan tres operaciones que también juegan un papel crítico dentro del proceso de implantación de un programa de gestión del conocimiento en una organización: la planificación del proceso de gestión de contenidos, el diseño conceptual de los recursos documentales y la estructura de la comunidad de gestión del conocimiento. Recordemos que el proceso tiene como meta convertir todo el conocimiento de interés institucional en conocimiento corporativo. Esta conversión hace posible que el conocimiento acabe siendo representado en documentos y que esos documentos sean gestionados eficazmente por un sistema que le permita estar en función de los intereses de la organización, que sean accesibles y compartidos por todos sus miembros. 

Si utilizamos la expresión "contenido cognitivo" para referirnos al contenido de un documento que es la representación de algún conocimiento corporativo, podemos caracterizar la operación de planificar el proceso de gestión de contenidos cognitivos como el conjunto de decisiones que van a determinar y a regular el ciclo de vida de los contenidos cognitivos dentro de una organización. Generalmente, suelen distinguirse tres fases dentro de ese ciclo de vida: la fase de creación (en la que el resultado material es un documento donde se encuentra representado ese contenido), la de tratamiento (evaluación de pertinencia y riesgo, análisis documental y publicación en un sistema documental para su distribución en la organización) y la de mantenimiento (revisiones periódicas del documento que determinan su vigencia en el sistema).

Como acabamos de señalar, el ciclo de vida de los contenidos cognitivos pasa necesariamente por el hecho de encontrarse publicados en un sistema documental. Por tanto, no es de extrañar que la siguiente operación que se deba realizar sea la del diseño conceptual de esos recursos documentales.

En términos generales, el sistema documental más adecuado para conseguir que los documentos que representan contenidos cognitivos puedan ser accesibles y compartidos por los miembros de una organización es una base de datos.

Antes de implementar cualquier base de datos hay que tomar una serie de decisiones conceptuales importantes que garanticen la utilidad y la viabilidad de ese recurso documental. Aplicando el modelo Entidad/Relación hay que decidir qué propiedades o atributos de los documentos (el nombre de su autor o su título, por ejemplo) y qué relaciones entre esos documentos van a ser representadas (y cómo se va a realizar esa representación) en la base de datos. Esto determinará el tipo de registro que actuará de unidad dentro del recurso documental y los campos a partir de los cuales se construirá este tipo de registro. Finalmente, todas estas decisiones tomadas tienen que verse reflejada en lo que se conoce como el diccionario de datos de ese recurso documental: un documento de trabajo en el que se describe detalladamente (nombre, domino, tipo de dato, indización, lengua, tratamiento documental y controles de validación, principalmente) todos los campos que constituyen cada tipo de registro. El diccionario de datos se convertirá más tarde, en la fase siguiente, en el punto de partida para crear la guía de implementación de la base de datos, el libro de estilo de los encargados de actualizarla y el manual de uso dirigido a los potenciales usuarios.

Una vez que ya hemos realizado de forma adecuada la planificación del proceso de gestión de contenidos y el diseño conceptual de los recursos documentales, para completar la fase de diseño sólo nos queda definir cuál será la comunidad del conocimiento. Con la expresión "comunidad del conocimiento" sólo queremos designar al equipo o conjunto de personas que se van a dedicar (a tiempo parcial o completo) a realizar las tareas que se derivan de la implantación del programa de Gestión del Cocimiento en la organización.

Dentro de este equipo hay que incluir profesionales de muy diverso tipo. Sin pretender ser exhaustivos en absoluto, hay que designar la persona encargada de coordinar el proceso  de gestión del conocimiento  y la la implantación del programa de acuerdo a los objetivos de la organización y el contacto con la comunidad implicada en este programa. 

Por otro lado, se englobarían las personas que se han responsabilizado del desarrollo del mapa y la auditoría del conocimiento. Por último, hay que incluir todas aquellas personas implicadas en el correcto funcionamiento del ciclo de vida de los contenidos cognitivos y las personas de soporte técnico del programa de GC. En este sentido dentro de la comunidad del conocimiento se deben incluir los autores (o intermediarios, en su defecto) de esos contenidos, los evaluadores de los mismos y las personas encargadas de realizar el mantenimiento del recurso documental. Dentro de este grupo se tendría que incluir también a los profesionales de la Gestión de la Información encargados del diseño y posterior implementación de la base de datos utilizada. Pronto vendré con la fase final.

Resumen tomado de Mario Pérez-Montoro. Elementos estratégicos para la gestión del conocimiento.   Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Depto. de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. (Fase 2)