19 jun. 2012

Metodología para implantar un sistema de gestión del conocimiento (Fase 3)

Fase de implementación: Una vez cubiertas con éxito las fases de análisis y diseño, la implantación del programa de gestión del conocimiento en una organización entra en la última de sus etapas: la fase de implementación. En esta nueva etapa se realizan dos operaciones también muy importantes dentro del proceso: la implantación del programa piloto y su posterior migración al programa general de gestión del conocimiento en la organización y el desarrollo integral de las herramientas tecnológicas.

Como ya indicamos, la fase de análisis termina haciendo una comparación entre los resultados de la auditoría del conocimiento y los del mapa de conocimiento. Esta comparación permite decidir, entre otras cosas, el despliegue o no de un programa piloto de GC a pequeña escala, el alcance del mismo o la elección del momento adecuado para ese despliegue.

Si en ese estadio anterior se decidió el despliegue de un programa piloto, ahora hemos de ocuparnos de la implantación del mismo. En este momento, hemos de activar, entre otras cosas, la parte de la comunidad de gestión del conocimiento implicada en el mismo, la política de incentivos laborales y económicos que aplicaremos en esa comunidad, la gestión del presupuesto asignado a ese programa piloto, el ciclo de vida de los contenidos cognitivos, el desarrollo integral de la parte tecnológica  y el calendario o cronograma que nos permitirá realizar con comodidad y efectividad la migración desde ese programa piloto hasta el programa general de GC en la organización. Si, en cambio, se desestimó el despliegue, hemos de pasar directamente a realizar esas operaciones en el conjunto global de la comunidad de GC implicada.

En cuanto al tema tecnológico debemos empezar con el desarrollo integral de las herramientas tecnológicas que pretenden implementar de una manera coordinada todos los recursos informáticos que ayudarán a desarrollar el programa de GC en la organización. El conjunto de éstos recursos se identifica también, dentro de la literatura especializada, bajo el acrónimo "KMS" (Knowledge Management Systems ).

Como se deduce de lo ya expuesto, entre esos recursos destaca uno especialmente adecuado para la GC: el programa informático ("sistema de gestión de base de datos", técnicamente hablando) para construir y explotar la base de datos que integrarán los documentos que incluyen contenidos cognitivos. Implementado de acuerdo a las decisiones conceptuales tomadas en la fase anterior (recogidas en el diccionario de datos), este recurso permite gestionar eficientemente esos documentos con sus contenidos para que pueda hacerse accesible y compartible a la comunidad todo el conocimiento corporativo que contienen.

Para completar nuestra implantación, es esencial desarrollar también otras herramientas tecnológicas. En este sentido, por ejemplo, es importante implantar soluciones de Groupware y de Workflow que permitan un intercambio (un flujo) sincrónico y diacrónico de información dentro de un grupo o comunidad, permitiéndose de esta manera la coordinación efectiva de las acciones protagonizadas por los miembros de ese grupo y el intercambio potencial de conocimiento.

Uno de los recursos tecnológicos más interesantes para fomentar el flujo y el intercambio global de conocimiento (incluido el tácito) dentro de una organización es el de la Intranet. Estrictamente hablando, una Intranet es una red informática que utiliza los protocolos de comunicación propios de internet y que se encuentra desarrollada, en la mayoría de las ocasiones, para uso interno y exclusivo en el seno de una organización. Debido a la utilización de estos protocolos, el recurso permite obtener dos grandes beneficios.Por un lado, permite establecer una comunicación directa (aunque sea electrónica) entre los miembros de la organización. Esta comunicación favorece altamente los procesos de socialización que habilitan el compartimiento de conocimiento tácito y explícito entre esos miembros.Por otro lado, abre la posibilidad de poder integrar de una forma articulada y ergonómica dentro de una misma solución tecnológica, todos los recursos informáticos utilizados en la implantación del programa de Gestión del Conocimiento en una organización y de poder utilizar en línea todos estos recursos aprovechando los estándares de internet.

No menos importante es acabar de completar la intranet integrando además otros recursos tecnológicos. Así por ejemplo, se debe incluir una versión electrónica y actualizada del mapa del conocimiento obtenido en la fase de diseño. También se debe integrar un sistema de soporte a la toma de decisiones. Este sistema puede facilitar que los miembros puedan mejorar sus contribuciones a los objetivos organizacionales a partir de una toma de decisiones más adecuada, más ágil y menos tutelada. Por último, no es en absoluto superfluo integrar directamente además algún tipo de motor de búsqueda (para navegar de una manera cómoda por la intranet y para acceder directamente a internet) y un metabuscador.

El desarrollo integrado de las herramientas tecnológicas no quedaría completo si, por otro lado, desatendiéramos al factor humano asociado al mismo. En este sentido, para redondear esta última operación de la fase de implementación y poder extraer así todo el posible beneficio de las soluciones informáticas implicadas en la GC, es necesario desarrollar y emprender también en paralelo las acciones formativas adecuadas (procesos de aprendizaje presenciales o en línea) para que los miembros de la organización puedan utilizar con comodidad y en su provecho (provocando un aumento y una mejora en su stock cognitivo) todos esos recursos tecnológicos.

 Resumen tomado de Mario Pérez-Montoro. Elementos estratégicos para la gestión del conocimiento.   Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Depto. de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. (Fase 3)

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